Proforma fatura genellikle bir satış işleminden önce hazırlanan ticari bir teklif niteliğindeki belgedir. Bu belge mal veya hizmetlerin fiyatlarını miktarlarını ve diğer ticari koşulları gösterir. Ancak bu fatura normal bir fatura gibi yasal bir ödeme talebi içermez. İşletmeler arası ticarette yaygın olarak kullanılan bu belge özellikle ithalat ve ihracat işlemlerinde büyük öneme sahiptir. Birçok ülkenin gümrük mevzuatı ithalat işlemleri sırasında proforma faturanın ibraz edilmesini zorunlu kılar. Bu sayede gümrük yetkilileri mal veya hizmetin gerçek değerini ve niteliğini belirleyebilirler.
Proforma Faturanın İşlevleri
Bu fatura çeşitli işlevler ve amaçlar için kullanılır. Öncelikle alıcı ve satıcı arasındaki ticari anlaşmanın şartlarını açıkça belirtir ve her iki taraf için de bir referans noktası oluşturur. Bu belge ticari müzakerelerde anlaşmazlıkların önüne geçmek için detaylı ve net bilgiler sağlar.
Aynı zamanda proforma fatura finansal planlama ve bütçeleme açısından da büyük öneme sahiptir. Alıcı bu belge sayesinde toplam maliyeti ve ödemesi gereken diğer ücretleri önceden hesaplayabilir. Özellikle büyük ve karmaşık ticari işlemlerde proforma fatura tüm tarafların aynı bilgileri ve şartları anladığından emin olunmasını sağlar.
Bir diğer önemli işlevi de ithalat ve ihracat işlemlerinde ortaya çıkar. Uluslararası ticarette birçok ülke malın ithalatı sırasında proforma faturanın sunulmasını zorunlu kılar. Bu sayede gümrük işlemleri daha hızlı ve sorunsuz bir şekilde yürütülür.
Ayrıca bankalar özellikle akreditif işlemlerinde proforma faturayı talep edebilirler. Bu malın veya hizmetin finansmanı için gerekli belgelerden biridir ve ödeme süreçlerinin düzenlenmesine yardımcı olur.
Proforma Faturanın Hazırlanması ve Kullanımı
Proforma faturanın hazırlanması dikkat ve özen gerektiren bir süreçtir. Belgenin doğru ve eksiksiz olması ticari işlemlerin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi için kritiktir. Proforma fatura hazırlanırken satıcı firmanın bilgileri alıcı firmanın bilgileri mal veya hizmetin detaylı tanımı birim fiyatlar toplam tutar teslimat ve ödeme şartları gibi bilgiler yer almalıdır. Ayrıca teslimat süresi ve sevkiyat koşulları gibi detaylar da belirtilmelidir.
Proforma fatura yalnızca bir teklif niteliği taşıdığı için hukuki olarak bağlayıcı bir ödeme talebi içermez. Ancak bu belge alıcı tarafından kabul edildiğinde resmi bir sipariş formu yerine geçebilir ve taraflar arasındaki ticari anlaşmanın temelini oluşturabilir. Proforma faturanın imzalanması ve alıcıya gönderilmesi satıcıya siparişin ciddiyeti konusunda güvence sağlar ve mal veya hizmetin hazırlanmasına başlanabilir.